讓客戶準時付帳款的十個技巧

迅速收到帳款的訣竅在於有透過有系统並一致的信用管理方法。

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這裡有十個重要的技巧,可以幫助您維持業務現金流並避免企業受客戶延遲付款影響。

1. 減少因合約而造成的誤解:

在合約中訂定您的貿易條款和條件。包括對逾期帳戶收取的明確的利息說明,並訂定保留未付款商品的所有權條款。以避免付款糾紛的發生。

2. 立即開立發票以迅速獲得付款:

盡可能的迅速開立發票,延誤提交發票將導致相對應的付款延誤,且對現金流產生負面影響。

3. 藉由付款模式了解你的客戶:

對所有潛在客戶進行調查,其中包括客戶對風險評估的方式並持續追蹤既有客戶。他們是否面臨可能影響其供應鍊或行業之現金流的挑戰?例如: 他們的業務/產業在其無法掌控的情況下受到了多大影響 (例如COVID-19) 。依據付款模式對您的客戶群進行分類。並可考慮給予提早付款的客戶折扣以獎勵良好客戶。

4. 確保數據的準確性:

即時更新客戶資訊,這將協助您避免開立發票時發生錯誤並確定任何關於付款條款的信息皆有紀錄為證。這將幫助您大程度地減少糾紛並使帳款追收業務能正確執行。

5. 當發票逾期?現在就採取行動

很多原因可能導致發票過期。例如,您客戶的應付款項可能需要等到商品或服務上的爭議解決,才能進行扣款。又或者他們的現金流有暫時性的問題。當得知付款逾期後,請立即拿起電話或發送電子郵件。通過良好溝通大多數欠款可以快速且完善地解決。隨時做好與客戶協商付款計劃的準備並提供易於實現的付款方式。這在COVID-19危機時期尤其重要,因為應付帳款人員可能需要遠程工作。

6. 記錄您所有的通話

如果您要與客戶交流,請記錄下您的每一次對話,並利用電子郵件簡短摘要。這可避免混淆,並且可以幫助您掌握最新進度。

7. 寫信要求付款:

催款函是提醒客戶帳款過期的一種正式且公認的方法。第一封信件是對發票過期的簡單通知。 而接下來的信件,將從禮貌性提醒性質郵件轉而逐漸堅定要求付款立場的郵件。

8. 郵寄支票:

如果您的客戶欲以支票付款,請他們透過電子郵件將寄出日期和支票號碼同時發送給您。這將幫助您檢查是否有任何郵寄丟失的發票。您需要至少三天的時間等待支票送達。

9. 電子支付是較好的支付方式:

與支票相比,電子支付是一種更快且更安全的支付方式,因為可以更輕鬆地對其進行追蹤。

如果您的客戶仍在使用支票,請詢問他們是否可透過銀行完成轉帳。

10. 考慮聘請專業債務催收公司:

權衡追回未付款發票​​上所花費時間、精力和金錢價值相關的成本,來考慮對您而言聘請專業催收公司是否會更有效率。一家優秀的國際公司,例如安卓催收管理公司,致力於維護您與您的客戶關係,並能夠為您管理國內和國際債務。如果公司應收帳款團隊人手不足,可以使用這種外包服務來完成任務。

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